Vous pensiez que votre logiciel de paie gérait tout. Jusqu’au jour où votre OPCO vous réclame plusieurs milliers d’euros d’arriérés de cotisations formation, parce que la fiche de paie se basait sur un taux obsolète. My Arkévia fait partie de ces outils qui automatisent la paie des TPE et des PME. Calcul des cotisations, édition des bulletins, génération de la DSN, suivi des absences et des primes : il le fait. Le droit de la formation, c’est autre chose.
Un bulletin propre, sans erreur apparente, peut masquer une ligne « formation professionnelle » erronée qui ne se révèle qu’au moment du contrôle URSSAF ou d’une demande de prise en charge OPCO. À ce moment-là, c’est l’employeur qui paie, pas l’éditeur.
Ce que My Arkévia calcule sans vous demander votre avis
Comme la plupart des logiciels de paie en ligne, My Arkévia applique un moteur de règles sociales : type de contrat, classification, rémunération brute en entrée, cotisations patronales et salariales en sortie, dont la contribution à la formation professionnelle.
L’outil intègre les barèmes conventionnels et légaux mis à jour. Pas besoin de se souvenir que le taux de contribution au CPF-CIF change au-delà de 11 salariés, ni que le transport routier applique des taux spécifiques : le logiciel les applique, pour peu que la convention collective et le code NAF aient été correctement renseignés.
Ce qu’il ne fait pas, en revanche, c’est vérifier si l’OPCO de rattachement est toujours compétent. Depuis la réforme de 2019, les branches professionnelles peuvent changer d’opérateur de compétences par accord. Si votre SIRET est resté associé à un ancien OPCO dans le paramétrage, les cotisations partent vers le mauvais organisme, et vos demandes de financement tombent dans le vide.
Autre point aveugle : la partie « versement mobilité » ou d’autres contributions locales qui, parfois, se cumulent avec la formation professionnelle dans une seule et même ligne sur le bulletin. My Arkévia les regroupe, mais c’est à vous de comprendre ce que vous payez. Sinon, vous risquez de croire que toute la ligne est dédiée à la formation, alors qu’elle finance aussi le passe Navigo des salariés franciliens.
La DSN formation, ce bloc que votre logiciel remplit sans vous, mais qui vous engage
La déclaration sociale nominative, c’est le tuyau par lequel votre entreprise communique avec les administrations. Depuis 2022, le bloc « formation professionnelle » de la DSN est devenu central : c’est lui qui alimente l’EDOF et permet aux OPCO de contrôler l’acquittement des contributions.
My Arkévia génère ce bloc automatiquement à partir des données de paie. Vous n’avez rien à saisir. En théorie. En pratique, deux erreurs reviennent en boucle. La première, c’est l’oubli d’un établissement secondaire. Si votre entreprise a deux SIRET et que le second n’est pas renseigné dans la rubrique formation, l’OPCO peut bloquer un financement pour un salarié de ce site, même si le principal paie ses cotisations.
La seconde, c’est l’absence de déclaration des dépenses déductibles. Le plan de développement des compétences vous permet d’imputer certaines dépenses de formation sur votre contribution légale, et donc de réduire votre reste à charge. Encore faut-il les déclarer. Le logiciel vous propose de saisir ces montants dans un écran dédié, mais il ne peut pas inventer ce que vous ne lui dites pas. Résultat : des entreprises financent des actions de formation sans jamais les faire remonter, et paient deux fois. Une fois par la cotisation, une fois par la facture à l’organisme.
Le pire, c’est que cette double peine est invisible tant que vous ne comparez pas votre bordereau URSSAF avec le suivi financier de votre OPCO. My Arkévia ne fait pas ce rapprochement. C’est à vous de le faire, ou à votre expert-comptable si vous en avez un.
Il y a une asymétrie qu’on oublie souvent : l’OPCO reçoit la DSN, l’URSSAF aussi. Les deux administrations comparent leurs flux, et un écart entre ce que l’entreprise déclare en cotisation et ce qu’elle remonte en dépenses déductibles attire l’œil. Pas immédiatement, mais avec deux ou trois ans de recul, quand un contrôle remonte la piste et que la prescription n’est pas encore éteinte.
Quand la fiche de paie rencontre le CPF : abondement, forfait social et pièges à éviter
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Un salarié vous demande d’abonder son CPF pour financer une formation. Vous acceptez. Sur le bulletin, l’abondement employeur apparaît comme un élément de rémunération exonéré de cotisations sociales, mais assujetti au forfait social, sauf exception.
My Arkévia gère cette distinction si et seulement si vous avez coché la bonne rubrique dans le paramétrage du salarié. Choisir « abondement CPF » plutôt que « prime exceptionnelle », c’est la différence entre une exonération et un redressement. L’outil applique le taux de forfait social en vigueur, mais ne vérifie pas que l’organisme de formation visé est bien certifié Qualiopi. Or c’est une condition pour bénéficier de l’exonération. L’administration peut remettre en cause l’avantage social si le contrôle intervient a posteriori.
Il y a un autre écueil, plus vicieux. L’abondement CPF est plafonné. Le logiciel ne bloque pas le dépassement, il applique juste le même taux de forfait social jusqu’au plafond, et bascule en cotisations au-delà. Si vous dépassez sans le savoir, votre fiche de paie reste mathématiquement juste, mais vous payez plus que prévu. Et le salarié, lui, voit une ligne « abondement CPF » cohérente avec sa demande. Personne ne vous alerte. Sauf l’OPCO, parfois, quand il refuse de prendre en charge le complément parce que le plafond est atteint.
Le plan de développement des compétences, angle mort
My Arkévia n’a pas de module « plan de développement des compétences ». Il enregistre des dépenses, il ne les classe pas. Or le classement entre adaptation au poste, maintien dans l’emploi et développement des compétences conditionne le régime social et la prise en charge OPCO. Une formation Excel pour la comptable, c’est de l’adaptation au poste, à la charge de l’employeur. Une VAE pour la même comptable peut basculer sur le CPF ou la Pro-A. Le logiciel attend le montant, pas le diagnostic.
Les trois lignes que personne ne vérifie
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L’OPCO de rattachement d’abord. Une minute sur le site de France Compétences pour croiser code NAF et convention collective évite des mois de rattrapage. My Arkévia affiche l’OPCO dans les paramètres de l’entreprise, mais il ne force pas la mise à jour quand une branche change d’opérateur.
Le taux de cotisation formation ensuite. Il dépend de l’effectif moyen de l’année N-1 et de la convention collective applicable. Au-delà de 11 salariés, le taux change. Le logiciel suit la règle sur la base de l’effectif saisi. Une erreur de saisie et l’entreprise cotise trop ou pas assez pendant un an.
Les dépenses externes enfin. Une formation payée sur la période doit apparaître dans l’écran des dépenses déductibles. My Arkévia ne pré-remplit rien. Sans cette saisie, la DSN ne transmet rien à l’OPCO, et le compte formation employeur reste vierge en cas de contrôle.
Le conseiller OPCO connaît des enveloppes que le logiciel ignore
Aucun logiciel ne connaît les accords de branche qui prévoient des prises en charge majorées, ni les enveloppes FNE-Formation débloquées en période de crise. My Arkévia applique le droit commun, pas les tolérances qu’un OPCO peut accorder au cas par cas. La veille sociale et la négociation d’une prise en charge restent du ressort du dirigeant.
Questions fréquentes
Est-ce que My Arkévia est compatible avec tous les OPCO ?
Oui, au sens où il génère des déclarations conformes au format DSN attendu par l’ensemble des OPCO. La compatibilité ne signifie pas qu’il paramètre automatiquement le bon opérateur. Vous devez sélectionner votre OPCO dans les paramètres de l’entreprise, et vous assurer qu’il est toujours compétent pour votre branche. En cas de changement, le logiciel ne migre pas l’historique automatiquement.
Comment corriger une erreur de cotisation formation sur un bulletin déjà édité ?
My Arkévia permet de rouvrir la période et d’émettre un bulletin rectificatif. La correction se propage automatiquement à la DSN suivante, via un bloc « régularisation ». Attention, si l’erreur porte sur plusieurs mois, il faut reprendre chaque période concernée, car une régularisation globale sans détail peut être rejetée par l’OPCO comme insuffisamment justifiée.
Le logiciel gère-t-il le bilan de compétences dans le plan de développement des compétences ?
Il enregistre la dépense si vous la saisissez comme une action de formation externe. Il ne vérifie pas que l’organisme qui réalise le bilan est habilité, ni que le bilan s’inscrit dans un projet professionnel cohérent. Le financement éventuel par l’OPCO ou par le CPF du salarié est une démarche distincte, que My Arkévia ne pilote pas.
Que se passe-t-il si je ne renseigne jamais l’écran des dépenses déductibles ?
Les cotisations formation continuent d’être calculées et déclarées normalement. En revanche, vos dépenses réelles de formation ne sont jamais communiquées à l’OPCO. Vous perdez la possibilité de déduire ces sommes de votre contribution, et votre compte formation employeur reste vide. En cas de contrôle URSSAF, vous ne pouvez pas justifier d’une utilisation effective des fonds.
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